Controle financeiro para clínica: quanto você recebeu no mês
Por George Rodrigues · · 9 min de leitura
É dia 2 e você tem o extrato do banco aberto, o caderno da recepção na mesa e a calculadora do celular na mão. A pergunta é curta: quanto a clínica recebeu no mês passado? A conta leva quarenta minutos e, no fim, você não confia nela. Tem o PIX que a paciente mandou na terça e ninguém anotou. Tem os R$ 300 em dinheiro que foram para o envelope da gaveta. Tem a consulta paga pela metade, com a promessa de pagar o resto "quando eu voltar", e você não lembra se ela voltou.
O incômodo quase nunca é falta de dinheiro. É falta de resposta. A agenda esteve cheia e mesmo assim você não consegue dizer numa frase quanto entrou, quanto ainda vai entrar e quanto ficou atrasado. Sem esse número, contratar mais alguém ou abrir uma tarde a mais vira palpite.
Neste guia você vê como o Atendatec responde essa pergunta e o que a clínica precisa lançar para a resposta existir. Falo do jeito de quem já ficou atrás do balcão numa segunda de manhã, com a sala cheia.
Controle financeiro para clínica: quanto entrou, numa tela só
O Atendatec tem uma tela chamada Resumo do mês, e a linha embaixo do título já diz para que ela serve: quanto entrou, quanto falta entrar, quanto está atrasado e quanto saiu.
No exemplo da imagem, o mês fechou assim: recebido R$ 7.650,00, a receber R$ 11.000,00, vencido R$ 0,00, despesa R$ 1.422,90 e resultado de R$ 6.227,10. Nenhum dos cinco saiu de estimativa: cada um é a soma do que a sua clínica lançou.
E os cartões abrem: clicar em "Recebido no mês" mostra as linhas que formaram aqueles R$ 7.650,00, uma a uma, sem trocar de página. Cartão zerado também abre, e diz que não houve movimento.
O que cada um dos cinco números quer dizer
Recebido no mês é o que entrou no caixa, pela data que você digita no campo "Recebido em" na hora de dar baixa: o PIX de terça lançado só na sexta conta na terça. A receber no mês é o que vence neste mês e ainda está em aberto. Vencido é o atraso total da clínica, de qualquer mês, e por isso não muda quando você troca o mês na tela. Despesa do mês é tudo que vence no mês, pago ou não.
Resultado do mês é recebido menos despesa, e o cartão escreve a subtração. Uma honestidade sobre ele: as duas metades usam relógios diferentes, porque o que entrou conta pela data do recebimento e o que saiu, pela de vencimento. É a conta de cabeça da clínica pequena, não um demonstrativo contábil. Tem também um botão de exportar: ele abre três opções, cobranças, recebimentos e despesas do mês, e cada clique baixa uma planilha.
De onde nasce uma cobrança
A tela de Cobranças lista o que a clínica tem para receber, com filtro por situação: em aberto, vencidas, pagas, canceladas ou todas. Uma cobrança entra ali por três portas. A primeira é o botão "Lançar cobrança": paciente, descrição (o campo sugere "Consulta, retorno, limpeza"), valor e vencimento. A segunda é o atendimento já concluído: a tela mostra o que foi atendido e ainda não virou cobrança, e você gera a cobrança dali, sem redigitar nome nem data, o que fecha o caminho inteiro para quem usa agendamento online. A terceira é a regra recorrente, logo abaixo.
Cobrança lançada também pode virar mensagem: o lembrete de consulta no WhatsApp tem, no mesmo lugar, os avisos de valor a vencer e de valor em atraso, com dia e valor, saindo do número da própria clínica.
O campo do paciente é opcional, e isso resolve o dinheiro que entrou sem vir de atendimento, como a venda de um produto no balcão. E cobrança lançada errada tem conserto: os R$ 30 que deviam ser R$ 300 se corrigem ali mesmo, enquanto ela está em aberto e ninguém deu baixa. Depois da primeira baixa o servidor recusa a edição, porque já saiu recibo numerado com o valor antigo, e a correção passa a ser estorno mais lançamento novo. Tudo fica na trilha de auditoria.
Dar baixa é dizer que o dinheiro entrou
O dinheiro do paciente não passa pelo Atendatec. Ele entra pelo caminho que a sua clínica já usa hoje: a maquininha do balcão, a chave PIX que é sua, o dinheiro na gaveta. O sistema registra que aquilo aconteceu. Você clica em "Dar baixa" e a tela abre em "Registrar recebimento" mostrando o valor, quanto já foi recebido e quanto falta, e você informa o valor, a data e a forma de pagamento.
A forma de pagamento é uma lista fixa: dinheiro, PIX, cartão de débito, cartão de crédito, transferência e outro. A própria tela avisa, ao lado do campo, que é só uma etiqueta do que aconteceu e que a plataforma não movimenta dinheiro. Repetindo, porque é a pergunta que mais chega: o Atendatec não emite PIX, boleto nem cartão para o paciente. Escolher "PIX" ali é você anotando como recebeu, do mesmo jeito que escreveria no caderno.
Recebimento parcial cabe. A paciente deve R$ 500 e deixa R$ 300 hoje: a cobrança fica com R$ 200 em aberto até o dia em que ela voltar. Uma cobrança aceita quantos recebimentos forem necessários, e recusa receber mais do que vale.
Recebimento registrado não se altera. Lançou errado, o caminho é estornar informando o motivo (lançado errado, valor errado, devolução ao paciente ou outro) e lançar de novo. Parece burocrático até a primeira vez que alguém pergunta por que o mês fechado mudou de valor.
O que saiu: despesa por categoria
A tela de Despesas é a mesma ideia do outro lado. Você escolhe uma categoria entre oito fixas: aluguel, folha e encargos, material de consumo, equipamento, impostos e taxas, marketing, serviços de terceiros e outros. Depois vêm descrição (o campo sugere "Aluguel de agosto, conta de luz"), valor e vencimento. Paga na hora, você informa data e forma; senão, ela fica em "A pagar".
No Resumo do mês existe um gráfico, e é só um: a despesa por categoria. A ordem das barras é sempre a da lista de categorias, nunca do maior para o menor valor. Ordenar por valor seria a tela apontando o dedo para o que você deveria cortar, e essa decisão é sua.
Cobrança e despesa que se repetem todo mês
Aluguel, contabilidade, o pacote de dez sessões da fisioterapia. Redigitar isso todo mês é o tipo de tarefa que a recepção esquece na semana cheia.
O Atendatec tem regra recorrente dos dois lados, com o mesmo motor. O valor é fixo. A frequência é semanal (com vários dias na mesma regra), quinzenal (dois dias do mês) ou mensal. No mensal, você escolhe entre um dia do mês e o enésimo dia útil, para o aluguel cair sempre no quinto dia útil sem você contar no calendário. Antes de salvar, a tela escreve em português o que você configurou.
Parar uma regra não apaga nada: ela fica suspensa. E dá para pular um período só, quando o paciente viajou naquele mês. Os lançamentos aparecem quando devem, mesmo se ninguém abrir o sistema por uma semana.
Os quatro papéis que saem em PDF
São quatro, e cada um resolve um pedido diferente do balcão. O recibo sai da linha do recebimento, num clique, e vale o dinheiro que entrou: pagou metade hoje, o papel de hoje é da metade. Recibo de consulta não existe aqui, e nunca existiu. O demonstrativo do mês junta numa folha só tudo que um paciente pagou no mês, para quem fez cinco sessões e não quer cinco papéis na mão. O comprovante de despesa é de uma despesa já paga, e vai direto para a pasta do contador. E o recibo avulso cobre o dinheiro que já entrou e você digita na hora, escolhendo um paciente da lista ou só o nome de quem pagou, um ou outro.
Desses quatro, só dois saem numerados por clínica e por ano, no formato 2026-0001: o recibo de um recebimento e o avulso. A série é uma por recebimento, então o demonstrativo do mês e o comprovante de despesa saem sem número.
Agora a parte que eu não posso amaciar: esse recibo é comprovante não fiscal. Ele prova que o pagamento aconteceu e serve para o paciente, mas não substitui nota fiscal nem o Receita Saúde, o serviço da Receita Federal onde o profissional emite o recibo que o paciente usa na declaração. Quem emite nota é a clínica, como já faz hoje.
Quem da equipe enxerga o quê
Isso pesa mais do que parece: a lista de despesas mostra aluguel e folha de pagamento. Dono e gerente veem o módulo inteiro. O atendente alcança só o lado da cobrança: lança, dá baixa e cria regra recorrente de cobrança, e não vê despesa, gráfico nem Resumo do mês. O profissional está fora do financeiro por completo nesta entrega.
E não é o menu escondendo item: o endereço digitado na barra também é barrado, e o servidor recusa de novo na hora de gravar.
Por onde começar
Nada aqui pede contador.
1. Lance uma semana de cobranças
Não tente subir o ano inteiro. Pegue a semana que passou, lance as cobranças dos atendimentos e dê baixa nas que já foram pagas.
2. Dê baixa no mesmo dia
É a única disciplina que o módulo exige. O dinheiro entrou, alguém registra. Se ficar para depois, vira o caderno com PIX faltando, e o número do mês volta a ser palpite.
3. Ponha o que é fixo na recorrência
Cadastre uma vez, escolha o dia e pare de redigitar.
4. Confira no dia 1º
No dia 1º do mês seguinte, abra o Resumo do mês e olhe os cinco números. Se baterem com o que você sente que aconteceu, o hábito pegou. Se não baterem, o cartão abre e mostra por quê.
O financeiro não é módulo pago à parte: está no plano gratuito, igual ao do plano pago, sem trava e sem cobrança embutida. O Grátis é permanente, não pede cartão, e o que ele limita é volume, não recurso: 1 sala, 25 pacientes, 25 atendimentos por mês, 1 profissional e 1 atendente. Passando disso, o Pro tira os limites, e dá para ver os planos com calma antes de decidir. Se a sua recepção ainda não usa o painel de chamada, ele mora na mesma conta.
Comece grátis agora, sem cartão, e lance a primeira cobrança da semana que passou.
Perguntas frequentes
Como saber quanto a clínica recebeu no mês?
Pela tela Resumo do mês. Ela mostra cinco números do mês escolhido: recebido, a receber, vencido, despesa e resultado. Cada cartão abre e mostra as linhas que formaram aquele valor, uma a uma, então dá para conferir de onde saiu a soma. Os números vêm do que a clínica lançou: as cobranças criadas e os recebimentos registrados por quem estava no balcão. Também dá para exportar as planilhas do mês: o botão abre três opções, cobranças, recebimentos e despesas, e cada uma baixa em separado.
O Atendatec cobra o paciente por PIX, boleto ou cartão?
Não. Nenhum centavo circula pela plataforma. O paciente paga pelo caminho que a sua clínica já usa hoje: a maquininha do balcão, a chave PIX da clínica ou o dinheiro na gaveta, e depois alguém registra na tela que aquilo entrou. A forma de pagamento é só uma etiqueta do que aconteceu, escolhida numa lista fixa (dinheiro, PIX, débito, crédito, transferência ou outro). O Atendatec não emite PIX, não emite boleto e não passa cartão para o paciente.
O recibo do Atendatec substitui a nota fiscal?
Não substitui. O recibo é um comprovante não fiscal: ele prova que o pagamento aconteceu, serve para entregar ao paciente e para organizar a clínica, e não faz o papel de nota fiscal nem do Receita Saúde. Quem emite nota continua sendo a clínica, no sistema da prefeitura, como já faz hoje. São quatro documentos em PDF no total: recibo de um recebimento, demonstrativo do mês de um paciente, comprovante de uma despesa paga e recibo avulso de um valor digitado.
A recepcionista vai ver quanto a clínica gasta?
Não. O atendente alcança só o lado da cobrança: lança cobrança, dá baixa e cria regra de cobrança recorrente. Ele não vê a lista de despesas, não vê o gráfico de despesa por categoria e não vê o Resumo do mês, justamente porque ali aparecem aluguel e folha de pagamento. Dono e gerente veem o módulo inteiro, e o profissional está fora do financeiro por completo. O bloqueio não é só o menu escondendo item: o endereço digitado direto na barra também é recusado.
Dá para registrar pagamento parcial e corrigir um lançamento errado?
Dá. Se a paciente deve R$ 500 e deixa R$ 300, você registra os R$ 300 e a cobrança fica com R$ 200 em aberto até ela voltar. Uma cobrança aceita quantos recebimentos forem necessários, e recusa receber mais do que vale. Corrigir tem duas regras diferentes: a cobrança em si pode ser editada enquanto está em aberto e sem nenhuma baixa, então os R$ 30 que deviam ser R$ 300 se ajustam ali mesmo; depois da primeira baixa o servidor recusa a edição, e vale a mesma regra do recebimento, que registrado não se altera: estornar informando o motivo e lançar de novo, para o mês fechado nunca mudar de valor sem explicação.
O financeiro está no plano grátis?
Está, igual ao do plano pago, sem trava e sem cobrança à parte. O plano Grátis é permanente, não pede cartão e vem com os limites de volume de sempre: 1 sala, 25 pacientes, 25 atendimentos por mês, 1 profissional e 1 atendente. O Pro remove esses limites por R$ 43,90 por mês ou R$ 387,00 por ano. Não existe limite de cobranças ou despesas lançadas em nenhum dos dois planos.