Agenda de consultas para clínica: horários, repetição e espera
Por George Rodrigues · · 8 min de leitura
Segunda de manhã, a agenda de papel aberta no balcão. Na linha das 9h tem dois nomes escritos um em cima do outro, os dois com a mesma dentista, e ninguém lembra qual foi marcado depois. Duas linhas abaixo há uma rasura que já foi três pacientes diferentes.
O telefone toca e é a terceira pessoa da semana pedindo "o primeiro horário que vagar". A recepcionista anota o nome num papel adesivo e cola na lateral do monitor, ao lado de outros quatro.
A agenda do Atendatec avisa antes de você marcar um horário em cima de outro, repete consulta sozinha até o fim do período e guarda quem está esperando vaga numa lista que a recepção olha quando um horário abre.
Neste guia você vê as quatro formas de olhar a agenda, os tipos de marcação, como funciona o aviso de conflito, a repetição que atravessa feriado, o caminho da agenda para a fila, a lista de espera e o que essa agenda não faz.
Agenda de consultas para clínica: quatro jeitos de ver o movimento
São quatro abas, e você troca de uma para a outra sem sair da página: Próximas, Dia, Semana e Mês.
Próximas é uma lista corrida dos próximos dias, boa para quem quer saber o que vem. Dia e Semana mostram a grade de horários, com os blocos no lugar certo do relógio. Mês mostra o calendário inteiro, com etiquetas dentro de cada dia.
A visão de mês é a que mais gente usa para planejar. Cada dia traz as etiquetas com o nome de quem está marcado, e quando o dia tem mais consultas do que cabe na célula aparece um "+ 4 mais" no rodapé dele, que abre o resto. As setas em cima trocam de mês, e o botão "Hoje" traz você de volta.
O que não é consulta também aparece ali: o feriado nacional entra como faixa com o nome do dia, o dia bloqueado pela clínica aparece escrito, e os aniversários dos pacientes viram marca no calendário.
Em cima da agenda pode aparecer uma faixa com a próxima consulta de hoje: o nome de quem vai ser atendido e o horário. A cor segue o relógio, ficando mais quente quando falta pouco: ela fala do tempo que falta, nunca do estado do paciente.
À direita fica o painel lateral, que acompanha você por todas as telas do sistema, não só pela agenda: mini-calendário com as marcas do mês, a legenda das categorias e o quadro "Próximas sessões", com o que está marcado para hoje e amanhã. Cada cartão ali já traz o botão de registrar a chegada. No celular esse painel não existe.
Consulta, retorno, compromisso e dia bloqueado
São oito tipos de marcação: Consulta, Retorno, Avaliação, Procedimento, Exame, Outro, Compromisso e Dia bloqueado. Os seis primeiros têm paciente. Compromisso é para o que ocupa a agenda sem paciente, como a reunião da equipe. Dia bloqueado fecha o dia inteiro da clínica.
Cada consulta caminha por uma situação: pendente, agendado, confirmado, compareceu, faltou ou cancelado. Pendente é o pedido que chegou pela página pública de agendamento e que a clínica ainda não olhou, e ele já segura o horário, para ninguém marcar em cima. Registrar falta abre um campo de motivo opcional, e desfazer a falta limpa esse campo. Cancelar pede um passo de confirmação e não apaga nada: a consulta continua na agenda, marcada como cancelada, porque a clínica que apaga o histórico perde justamente a informação de que aquele horário foi perdido.
Paciente novo não interrompe a marcação. O campo de paciente abre com a opção de cadastrar, o nome que você digitou já vai preenchido no formulário, e o paciente fica escolhido assim que você salvar.
Horário em cima de outro: o sistema avisa antes
O sistema confere sobreposição em três eixos: o mesmo profissional, a mesma sala e o mesmo paciente. Achando conflito, aparece uma caixa amarela antes de gravar, com duas saídas: "Revisar agendamento" e "Marcar mesmo assim".
Repare no segundo botão, porque ele é uma escolha de produto. O aviso informa e deixa a decisão com quem está no balcão. Encaixe existe, e um sistema que travasse o encaixe viraria o inimigo da recepção em vez de virar a rede de segurança dela.
O dia bloqueado segue a mesma linha, nas duas direções. Marcar uma consulta nova sobre um dia já bloqueado avisa e deixa marcar. Bloquear um dia que já tem consulta é mais delicado: a tela conta quantas existem e oferece dois caminhos, bloquear e cancelar aquelas consultas, ou bloquear apenas para consultas novas. Cancelar não tem volta, e desbloquear o dia depois não traz ninguém de volta.
Nesse caminho de bloqueio nenhuma mensagem sai sozinha para os pacientes. A tela mostra a lista com os telefones, e quem liga é a clínica. Bloquear um dia é de dono, gerente e recepção.
Consulta que se repete, e o feriado no meio
A repetição tem três ritmos: Semanal, Quinzenal e Mensal. Na hora de editar ou de excluir, você escolhe o alcance: só esta, esta e as próximas, ou a série toda.
O caso interessante é a repetição que cai num dia em que a clínica não atende. Em vez de criar a consulta e deixar você descobrir depois, o sistema mostra uma tela só, para a série inteira, listando cada data atingida com o motivo ao lado: feriado, ponto facultativo, Dia de Eleição ou dia bloqueado pela clínica.
Feriado e dia bloqueado já vêm marcados para pular. Ponto facultativo e Dia de Eleição vêm desmarcados, porque muita clínica atende nesses dias. E pular não empurra a consulta para o dia seguinte: as outras datas ficam onde estavam, e aquele paciente simplesmente não tem consulta naquela semana.
Consulta avulsa em feriado mostra a mesma caixa amarela do conflito, com o nome do dia, e deixa marcar do mesmo jeito.
Da agenda para a fila: o botão "Chegou"
Quando o paciente com hora marcada chega, a recepção clica em "Chegou", no cartão do painel lateral ou no detalhe da consulta. Abre um menu pequeno com a prioridade, a sala fica confirmada ali e pronto: ele entra na fila do dia, sem pegar senha nova no balcão. A sala é obrigatória nesse momento, mesmo que a consulta tenha sido marcada sem sala.
Quando a ficha diz que a pessoa tem 60 anos ou mais, a marca de idoso já vem escolhida no menu, e quem está no balcão só confirma.
Uma coisa merece atenção de quem organiza a sala de espera: quem chega adiantado espera a hora dele. Isso, e os três modos de ordem de chamada que a clínica pode escolher, estão explicados no post sobre atendimento prioritário na clínica.
Lista de espera: quem quer vaga fica anotado
A lista de espera mora na tela da recepção, nasce recolhida e mostra no título quantas pessoas estão esperando. Ela é o fim dos papéis adesivos colados no monitor.
Entra na lista quem tem ficha e também quem ainda não é cadastrado, com nome e telefone. Cada linha guarda o profissional desejado, que pode ficar em branco quando serve qualquer um, a preferência de dia ou turno e uma observação.
A ordem é a de chegada, e só. Não existe prioridade, urgência nem nota na lista de espera: quem pediu primeiro aparece primeiro. Cada linha mostra há quantos dias a pessoa espera, sempre na mesma cor, porque colorir esse número seria classificar gente pela espera.
Sair da lista tem três caminhos: o botão "Marcar consulta", que abre o formulário da agenda já preenchido e resolve a linha quando você salva; o botão "Tirar da lista"; e a exclusão da ficha do paciente a pedido dele.
A parte mais importante está escrita na própria tela, e vale repetir aqui: "Esta lista não fala com ninguém." Quando vagar um horário, você olha a lista, escolhe quem chamar e liga para a pessoa. O sistema não manda mensagem por conta própria para quem está esperando.
O que ele faz é facilitar o seu trabalho no momento certo. Quando alguém da clínica cancela uma consulta, a janela mostra quantas pessoas da lista servem para aquele horário, contando quem pediu aquele profissional mais quem não escolheu ninguém, com um botão para abrir a lista. Quando o próprio paciente cancela pelo WhatsApp, o aviso de horário livre aparece no sino.
O profissional não vê a lista de espera: ela vive na tela da recepção.
Quem mexe na agenda
Dono, gerente, recepção e profissional criam, editam e excluem consultas. O profissional vê as consultas dele e as que ainda não têm profissional definido; dono, gerente e recepção veem a clínica inteira.
Cada consulta guarda o próprio histórico: quem criou, quem editou, quem confirmou, quem marcou falta e quando cada coisa aconteceu. O botão "Histórico", dentro do detalhe da consulta, abre essa lista em ordem de tempo.
O que a agenda do Atendatec não faz
Não trava o encaixe: no conflito de horário ela avisa e deixa você seguir.
A lista de espera não avisa ninguém por conta própria. Quem liga é a recepção.
Bloquear um dia e cancelar as consultas daquele dia não manda mensagem para os pacientes: a tela mostra os telefones. Fora desse caminho, quem usa o WhatsApp da clínica tem aviso de consulta cancelada, e vale conferir o que está ligado antes de cancelar em série.
Não fatura convênio, não gera guia de plano e não emite nota fiscal.
Por onde começar
Crie a conta, cadastre as salas e quem atende, e passe a semana que vem para a agenda. Para o paciente marcar sozinho pelo site, veja o agendamento online para clínica; para avisar quem já está marcado, veja o lembrete de consulta no WhatsApp.
O plano Free é permanente, não pede cartão e vem com os limites de volume de sempre: 1 sala, 25 pacientes, 25 atendimentos por mês, 1 profissional e 1 atendente. A agenda e a lista de espera estão nele, iguais às do plano pago. O Pro remove esses limites por R$ 43,90 por mês ou R$ 387,00 por ano.
Perguntas frequentes
Como organizar a agenda de consultas da clínica no sistema?
A agenda tem quatro abas: Próximas, Dia, Semana e Mês. A de mês é a mais usada para planejar, com as etiquetas das consultas dentro de cada dia e um aviso de mais consultas quando o dia está cheio. Você marca por profissional e por sala, escolhendo entre oito tipos, como Consulta, Retorno, Exame, Compromisso e Dia bloqueado. Feriados nacionais, pontos facultativos e aniversários de pacientes aparecem na tela sem você cadastrar nada. Em todas as páginas do sistema há um painel lateral com o mini-calendário e as consultas de hoje e amanhã.
O sistema avisa se dois pacientes ficarem no mesmo horário?
Avisa, e deixa você seguir. A conferência acontece em três eixos, que são o mesmo profissional, a mesma sala e o mesmo paciente, e o aviso aparece antes de gravar, com duas saídas: Revisar agendamento e Marcar mesmo assim. A escolha é de propósito: encaixe faz parte do dia de qualquer clínica, e um sistema que travasse o encaixe viraria inimigo da recepção em vez de rede de segurança dela. O mesmo vale para dia bloqueado e para feriado, que avisam e deixam seguir.
Dá para marcar uma consulta que se repete toda semana?
Dá, com três ritmos: Semanal, Quinzenal e Mensal. Na hora de editar ou excluir você escolhe o alcance, que pode ser só esta consulta, esta e as próximas, ou a série inteira. Quando a repetição cai em dia sem atendimento, o sistema mostra uma tela só, para a série toda, listando cada data com o motivo ao lado, que pode ser feriado, ponto facultativo, Dia de Eleição ou dia bloqueado pela clínica. Feriado e dia bloqueado já vêm marcados para pular, e pular não empurra a consulta para o dia seguinte.
Como funciona a lista de espera?
Ela fica na tela da recepção, nasce recolhida e mostra no título quantas pessoas estão esperando. Entra quem tem ficha e também quem ainda não é cadastrado, com nome e telefone, e cada linha guarda o profissional desejado, a preferência de dia ou turno e uma observação. A ordem é a de chegada: quem pediu primeiro aparece primeiro, sem prioridade e sem nota. Sai pelo botão de marcar consulta, que abre o formulário da agenda preenchido, pelo botão de tirar da lista, ou quando a ficha é excluída a pedido do paciente. O profissional não vê essa lista.
A lista de espera avisa o paciente quando abre vaga?
Não, e a própria tela diz isso com todas as letras: esta lista não fala com ninguém. Quando vagar um horário, você olha a lista, escolhe quem chamar e liga para a pessoa. O que o sistema faz é facilitar esse momento: quando alguém da clínica cancela uma consulta, a janela mostra quantas pessoas da lista servem para aquele horário, contando quem pediu aquele profissional mais quem não escolheu ninguém, com um botão para abrir a lista. Quando o próprio paciente cancela pelo WhatsApp, o aviso de horário livre aparece no sino.
A agenda e a lista de espera estão no plano grátis?
Estão, iguais às do plano pago, sem trava e sem cobrança à parte. O plano Free é permanente, não pede cartão e vem com os limites de volume de sempre: 1 sala, 25 pacientes, 25 atendimentos por mês, 1 profissional e 1 atendente. O Pro remove esses limites por R$ 43,90 por mês ou R$ 387,00 por ano. Não existe limite de consultas marcadas nem de pessoas na lista de espera em nenhum dos dois planos.