Como organizar a recepção da clínica sem trocar de sistema

A clínica já tem um sistema para a guia do convênio e a nota fiscal, e ninguém quer trocar. O que dá trabalho no dia a dia é outra coisa: o paciente que chega e não sabe se foi visto, e a recepcionista que levanta a voz no corredor para chamar o próximo enquanto o telefone toca. Essa parte se arruma sem mexer no sistema que você já usa, com o Atendatec aberto ao lado dele. No vídeo, a recepção e a TV aparecem funcionando juntas.

Como organizar a recepção da clínica: siga o caminho do paciente

Antes de pensar em ferramenta, desenhe o caminho de quem chega. São cinco momentos: o paciente entra, se identifica no balcão, espera, é chamado e entra na sala. Cada momento precisa de um dono e de um jeito de registrar.

Na maioria das recepções, os dois primeiros momentos funcionam. O caos mora entre a espera e a chamada. Ninguém sabe ao certo a ordem de quem chegou, o profissional sai da sala para procurar o próximo, e o paciente que está sentado há quarenta minutos vê alguém que chegou depois entrar primeiro, sem entender por quê.

É exatamente esse pedaço que o Atendatec organiza. A recepção registra a chegada, o paciente entra numa fila por sala, o profissional chama da tela dele e a TV da sala de espera mostra quem é a vez. O resto continua no sistema que a clínica já usa.

Lado a lado com o sistema que você já usa

Antes de tudo, um ponto que pesa para quem procura sistema para a recepção da clínica: o Atendatec não conversa com o sistema de outra empresa. Ele fica aberto ao lado, numa aba do navegador ou num segundo monitor, e cada um faz a sua parte.

Na prática, a divisão costuma ficar assim. O sistema antigo segue com o que é dele, como a guia do convênio e a nota fiscal. No Atendatec ficam a chegada, a fila de cada sala, a chamada na TV e, se você quiser, a agenda das consultas.

A única ponte entre os dois é a lista de pacientes. Se o sistema que você usa consegue gerar uma planilha com os pacientes, o dono da conta traz essa lista para o Atendatec de uma vez, a partir de uma planilha do Excel ou de um arquivo CSV, na tela de pacientes. Assim a recepção não precisa redigitar o cadastro de quem já é da casa.

Um cuidado que o Atendatec toma por conta própria: o convênio do paciente pode ficar anotado na ficha dele, e só lá. Ele nunca aparece na fila, na TV, na agenda nem na busca. Quem está na sala de espera não precisa saber o convênio de ninguém.

A chegada: quem tem hora marcada e quem não tem

A chegada muda conforme o paciente marcou ou não.

Quem tem hora marcada já está na Agenda. Quando ele chega, a recepção clica em Chegou, no cartão da consulta no painel lateral ou no detalhe dela. Abre um menu pequeno com a prioridade, e se a consulta foi marcada sem sala ele pede a sala também. O paciente entra na fila do dia e recebe a senha ali, sem pegar outra no balcão nem no totem.

Quem chega sem hora entra pelo cartão Nova chegada, na tela Recepção. A recepcionista procura o paciente pelo nome e, se for a primeira vez dele, cadastra só com o nome, deixando telefone e CPF para depois. Escolhe a sala, registra, e ele recebe uma senha.

Nos dois casos, a recepção marca a prioridade de quem tem direito por lei: idoso, gestante ou pessoa com deficiência. Quando a data de nascimento mostra 60 anos ou mais, a marca de idoso já vem pronta, e a recepcionista só confirma ou escolhe outra opção.

Se a clínica tem totem, o paciente tira a senha sozinho num tablet perto da porta. As senhas aparecem no alto da tela Recepção. A recepcionista chama a senha para a recepção, confere quem é e faz o cadastro. Quem quiser entregar a senha em papel pode ligar uma impressora térmica a um computador Windows da clínica, com o Atendatec Print. É opcional, e sem ele a senha continua aparecendo na tela do totem.

A chamada sai da sala, e a recepção para de gritar nome

Quem chama é o profissional. Na tela Atender, ele toca em Chamar próximo e, na mesma hora, a TV mostra a senha, o nome do paciente e a sala, com uma voz anunciando a chamada. A clínica escolhe no Painel de TV se aparece o nome, a senha ou os dois.

Para a recepção, isso muda o dia. Ela não precisa mais sair do balcão para chamar ninguém, nem servir de ponte entre o consultório e a sala de espera. A fila de cada sala fica na tela Recepção, e dá para ver quem está esperando em cada uma.

Tem um efeito que se nota rápido: o paciente que vê a fila andando na TV levanta menos para perguntar no balcão se já é a vez dele. Escrevi sobre como o paciente sente a espera, e por que ela parece maior do que é, no artigo sobre tempo de espera na clínica.

Quem vê o quê na recepção

Cada pessoa da equipe entra com o próprio e-mail e a própria senha. Recepcionista não usa a conta do dono, e isso não é detalhe: é o que permite saber quem fez o quê.

Além do tipo de acesso, recepção ou profissional, o dono decide algumas coisas pessoa por pessoa, no cadastro de cada atendente. Dá para escolher se a recepcionista pode editar os dados do paciente, se pode anexar e abrir documentos e fotos da ficha, se pode lançar cobranças e dar baixa e se pode ler e escrever as anotações. A edição dos dados do cadastro nasce desligada, e as outras nascem ligadas.

No financeiro, a recepção alcança só a parte da cobrança. Despesa da clínica e os números do mês ficam com o dono.

Uma manhã no balcão, com as duas abas abertas

A TV da sala de espera liga antes da primeira consulta, com o painel aberto. No computador do balcão ficam duas abas: o sistema antigo, para o que é dele, e a Recepção do Atendatec.

O primeiro paciente marcou às oito. Chega, a recepcionista clica em Chegou e ele senta. Às oito e dez entra alguém sem hora marcada, e a Nova chegada resolve em poucos segundos. O profissional chama da sala dele, e a TV avisa. Se o paciente tem guia de convênio, a recepcionista faz no sistema de sempre, como já fazia.

No fim da manhã, a chegada de cada paciente ficou registrada, e a recepcionista não precisou sair do balcão nenhuma vez para chamar o próximo.

Para montar tudo isso no primeiro dia, tela por tela, siga o guia de primeiros passos no Atendatec. Se a sua recepção ainda não tem TV ligada na sala de espera, o artigo sobre como transformar a TV em painel de chamada mostra o caminho.

Para testar sem desligar nada

O sistema antigo continua ligado durante o teste. Crie a sua conta no plano Grátis, sem cartão, abra o Atendatec numa aba ao lado dele e passe uma manhã registrando a chegada por ali. Se a recepção pedir mais salas e mais gente, a página de preços mostra o que muda em cada plano.