Consultório sem secretária: como receber os pacientes
Por George Rodrigues · · 7 min de leitura
Muito consultório funciona sem secretária. É o dentista que abre a porta, recebe o paciente, atende, cobra e ainda marca o retorno, ou a fisioterapeuta que toca a agenda inteira sozinha entre uma sessão e outra. Dá para organizar a chegada dos pacientes sem contratar ninguém, desde que duas coisas fiquem resolvidas: você precisa saber quem chegou e em que ordem, e o paciente precisa saber quando é a vez dele sem bater na porta. Dá para ver isso funcionando no vídeo, da agenda até a chamada na TV da sala de espera.
Consultório sem secretária: quem chegou primeiro?
Quem atende sozinho conhece a cena. Você está no meio de uma consulta e ouve a porta da sala de espera. Alguém chegou. Logo depois chega mais um. Quando você sai para chamar, os dois se olham, e nenhum dos dois tem certeza de quem veio primeiro. Às vezes o paciente bate na porta do consultório só para avisar que está ali, e a consulta de quem está na cadeira para no meio.
Nada disso é falta de educação de ninguém. É falta de um jeito simples de registrar a chegada e mostrar a fila. Com isso resolvido, o paciente senta, vê o nome dele aparecer na TV quando for a vez, e você não precisa interromper o atendimento para organizar a sala de espera.
O que eu proponho aqui é montar isso com o que você já tem: o computador ou o celular do consultório e a TV da sala de espera.
Diga ao sistema que você atende sozinho
Quando você cria a conta, o Resumo mostra uma faixa perguntando se você atende sozinho ou tem recepção. Responda que atende sozinho. Com essa resposta, o sistema deixa de pedir cadastro de atendente, e o cartão Pronto para atender passa a mostrar só o que falta para o seu caso: a sala, o profissional e a TV.
A sua conta já nasce com você cadastrado como profissional. Se é você quem atende, não precisa criar mais ninguém. Basta criar a sala, com um nome que o paciente entenda quando ouvir, como Consultório 1, e escolher você mesmo como profissional dela.
O passo a passo do primeiro dia, tela por tela, está no guia de primeiros passos no Atendatec. Vale ler antes de abrir o consultório com o sistema ligado.
Três jeitos de registrar quem chegou
Sem secretária, alguém precisa avisar o sistema de que o paciente chegou. Há três caminhos, e você pode usar os três no mesmo dia.
Paciente com hora marcada. Se a consulta está na Agenda, a chegada é um clique. No cartão da consulta no painel lateral da Agenda, ou no detalhe dela, toque em Chegou e confirme a prioridade. Se a consulta foi marcada sem sala, o mesmo menu pede a sala. O paciente entra na fila do dia e já recebe a senha dele, sem passar no totem. Leva poucos segundos, no intervalo entre um paciente e outro.
Paciente sem hora marcada. Abra Recepção, no menu Atendimento. No cartão Nova chegada, procure o paciente pelo nome. Se for a primeira vez dele, cadastre só com o nome, que telefone e CPF podem ficar para depois. Escolha a sala, registre, e ele entra na fila com uma senha.
Totem na entrada. Um tablet apoiado num suporte perto da porta vira totem. O paciente toca na tela, diz se tem prioridade e tira a senha, na ordem em que chegou. As senhas aparecem no alto da tela Recepção. Quando você chama uma delas dali, a TV chama a senha para a recepção, e você confere quem é e faz o cadastro. Para quem atende sozinho, o totem resolve a dúvida de quem chegou primeiro. O artigo sobre totem de autoatendimento para clínica explica como ele funciona e o que precisa para montar.
Na chegada, você também marca a prioridade de quem tem direito por lei: idoso, gestante ou pessoa com deficiência. Quando a data de nascimento mostra 60 anos ou mais, a marca de idoso já vem pronta, e você só confirma. A vez do prioritário segue a ordem de chamada que a clínica escolheu, e o artigo sobre atendimento prioritário na clínica mostra as opções.
Se a maior parte dos seus pacientes marca hora, comece pelo botão Chegou e deixe o totem para depois. É o jeito mais leve.
A chamada sai de dentro do consultório
Quando você estiver pronto, abra Atender, no menu Atendimento, e toque em Chamar próximo. No computador, a tecla N faz a mesma coisa. Na mesma hora, a TV da sala de espera mostra a senha, o nome do paciente e a sala, e uma voz anuncia a chamada.
O paciente levanta e vem. Você não precisa sair do consultório, abrir a porta e procurar quem é o próximo. Quando o atendimento acaba, outro toque em Chamar próximo encerra o anterior e chama o seguinte. Quando a fila acaba, o botão Concluir atendimento fecha o último.
Se você prefere que a TV não mostre o nome do paciente, dá para chamar só pela senha e pela sala. A escolha fica no Painel de TV, e o artigo sobre chamar paciente pelo nome e a LGPD ajuda a decidir.
Tire trabalho da sua frente antes de o paciente chegar
Sem secretária, cada telefonema para marcar ou desmarcar é uma interrupção. Duas coisas do Atendatec cortam boa parte delas.
A primeira é o agendamento online. A clínica ganha uma página onde o paciente escolhe o profissional, o dia e o horário, e o pedido chega na sua agenda sem ninguém atender o telefone. O guia de agendamento online para clínica mostra como ligar.
A segunda é o lembrete da consulta pelo WhatsApp da clínica. O paciente recebe a mensagem antes do horário e responde ali mesmo se mantém ou se cancela, e a resposta aparece para você na agenda. Os detalhes estão no artigo sobre lembrete de consulta no WhatsApp.
Se você mesmo recebe o pagamento no fim da consulta, dá para lançar a cobrança e dar baixa na hora, e imprimir um recibo não fiscal para o paciente. O controle financeiro para clínica explica o que cabe nessa parte.
Uma manhã sozinho no consultório
Antes do primeiro paciente, deixe a TV da sala de espera no painel e a Agenda aberta no computador do consultório, porque é dali que sai o botão Chegou de quem marcou hora.
Quando ele entra, um toque no Chegou registra a chegada e você volta a arrumar a sala. Na hora de atender, toque em Chamar próximo na tela Atender, e a TV avisa o paciente. Quem aparecer sem hora no meio da manhã entra pela Nova chegada, entre um atendimento e outro.
No fim do dia, o Resumo mostra quantos você atendeu, sem ter anotado nada em papel.
Teste numa manhã de pouco movimento
Escolha um dia mais calmo para a primeira vez. Crie a sua conta no plano Grátis, sem cartão, responda que atende sozinho, abra o painel na TV da sala de espera e chame o primeiro paciente pela tela Atender. Quando o consultório pedir mais sala ou mais gente, os valores estão na página de preços.
Perguntas frequentes
Dá para usar o Atendatec sem secretária?
Dá. No Resumo, uma faixa pergunta se você atende sozinho ou tem recepção. Quem atende sozinho não precisa cadastrar atendente: você mesmo registra a chegada do paciente, ou o paciente tira a senha no totem, e você chama pela tela Atender.
Como registro a chegada de um paciente com hora marcada?
Na Agenda, toque em Chegou no cartão da consulta ou no detalhe dela e confirme a prioridade. Se a consulta não tem sala, o menu pede a sala também. O paciente entra na fila do dia e recebe a senha ali mesmo.
E o paciente que chega sem hora marcada?
Abra a tela Recepção e use o cartão Nova chegada. Procure o paciente pelo nome ou cadastre só com o nome, escolha a sala e registre. Ele entra na fila com uma senha.
Como o paciente sabe que chegou a vez dele?
Quando você toca em Chamar próximo, a TV da sala de espera mostra a senha, o nome e a sala, e uma voz anuncia a chamada. Se preferir, a TV chama só pela senha e pela sala, sem mostrar o nome.
Preciso de totem para atender sozinho?
Não. O totem ajuda a guardar a ordem de chegada, mas o botão Chegou e o cartão Nova chegada resolvem sem ele. Se quiser o totem depois, ele é uma página aberta num tablet.
O Atendatec funciona sem internet?
Não. A TV e a tela onde você chama precisam de internet. Se a conexão do consultório cair, a TV para de receber as chamadas até a internet voltar.